Procedury Zarządzania Konfliktami Interesów Grupy Polpharma

Metryka praktyki

Firma: Polpharma,
Branża: Farmaceutyka,
Obszar tematyczny: Ład organizacyjny
Kategoria: Zarządzanie
Dokument źródłowy: Raport 2017

Cele Zrównoważonego Rozwoju

Praktyka realizuje cele:
- Cel 10 - Mniej nierówności

Grupa Polpharma w Polsce to ok. 5 tys. pracowników i 7 lokalizacji. Zdarza się że w firmie pracują osoby spokrewnione. Pracownicy poznają się też w miejscu pracy i tworzą pary prywatnie. Małżonkowie, krewni czy znajomi pracowników pracują w firmach konkurencyjnych, u dostawców firmy bądź odbiorców. Mogą być też zaangażowani kapitałowo bądź organizacyjnie w firmy konkurencyjne, w firmy będące dostawcami bądź klientami. Takie sytuacje mogą powodować konflikty interesów.

W Grupie Polpharma funkcjonuje kompleksowy Program Etyczny, którego celem jest zbudowanie silnej i spójnej kultury etycznej w całej organizacji. Najważniejszym elementem Programu jest Kodeks Etyki, oparty na wspólnych dla wszystkich pracowników Grupy wartościach. Od wejścia w życie Kodeksu, tj. od 1 stycznia 2015r. opracowywane są procedury regulujące w sposób bardziej szczegółowy obszary do których odnosi się Kodeks. Jednym z nich jest konflikt interesów. Przyjmując Kodeks, zadeklarowano dążenie do unikania konfliktu interesów związanego z wykonywanymi obowiązkami służbowymi. Istotne jest, aby pracownicy rozumieli ryzyko, jakie konflikt interesów niesie dla organizacji oraz unikali sytuacji, w  których może się on pojawić. Celem Procedury Zarządzania Konfliktami Interesów, która została wdrożona w roku 2017, jest zapobieganie konfliktowi interesów i ochrona Grupy Polpharma przed jego negatywnymi konsekwencjami. Procedura wyjaśnia, jakie okoliczności powodują występowanie konfliktu interesów. Określa także, jak należy się zachować w sytuacji wystąpienia konfliktu oraz jakie działania może podjąć Pracodawca. Procedura skierowana jest do wyższej kadry managerskiej. Obejmuje jednak także pracowników zajmujących stanowiska określone w załączniku do Procedury. Procedura pozwala zarządzać konfliktami interesów, opierając się na podstawowej zasadzie ujawniania potencjalnych konfliktów. Zapewnia to przejrzystość działania firmy oraz umożliwia zarządzanie ujawnionymi konfliktami.

Pracownicy objęci Procedurą Zarządzania Konfliktami Interesów zostali poproszeni o wypełnienie deklaracji dotyczącej potencjalnych konfliktów interesów. Na ok.600 pracowników objętych Procedurą deklaracje wypełniło dotychczas ok. 75% osób. Zgłoszone konflikty są obecnie analizowane i wyjaśniane z pracownikami. Procedura przewiduje także mechanizm wymagający okresowego ponawiania oświadczeń odnośnie konfliktów interesów przy każdej ocenie rocznej. Złożenie oświadczenia jest warunkiem zakończenia oceny rocznej. Najbliższa ocena roczna, podczas której osoby objęte Procedurą będą deklarowały występowanie konfliktów interesów, będzie miała miejsce w roku 2018. Niezależnie od tego pracownicy mają obowiązek zgłaszania na bieżąco każdego pojawiającego się konfliktu interesów do Compliance Officera. Takich zgłoszeń w roku 2017 było kilka.

Udało się podnieść świadomość pracowników objętych Procedurą na temat znaczenia konfliktu interesów w codziennej pracy i przekonać ich, że da się tymi konfliktami zarządzać. Pracownicy do tej pory obawiali się ujawniania konfliktów. Pozostawali w mylnym przekonaniu, że Pracodawca nie toleruje żadnych konfliktów interesów, a w sytuacji kiedy poweźmie wiadomość, że konflikt występuje, wypowie pracownikowi umowę o pracę. Dzięki przyjęciu Procedury pracownicy zrozumieli, że konfliktami interesów da się zarządzać, a katalog możliwych działań mających na celu zminimalizowanie wpływu konfliktu interesów dotyczących pracownika na interesy spółki i atmosferę pracy, jest zróżnicowany. Pracownicy wiedzą obecnie, że nie muszą ukrywać istniejących czy potencjalnych konfliktów i żyć w obawie, że w pewnym momencie wyjdą one na jaw. Pracownicy wiedzą, że najważniejsza jest transparentność działań, a ujawnienie konfliktu pozwoli nim zarządzić. Z kolei firmie umożliwia to minimalizację ryzyk.

W 2018r. planowane są dalsze działania edukacyjne związane z wdrożeniem Procedury Zarządzania Konfliktami Interesów. Tematyka konfliktów interesów jest objęta e-learningiem etycznym, który został przygotowany w 2017r., a który zostanie wdrożony w 2018. Rok 2018 będzie pierwszym, w którym warunkiem zakończenia oceny rocznej (za 2017) będzie złożenie deklaracji dot. występowania konfliktów interesów. W 2018r. będziemy mogli ocenić działanie mechanizmu i ewentualnie wprowadzić potrzebne usprawnienia