Forum Pracownika – Provident Polska

Provident współpracuje z około 2 tysiącami pracowników etatowych i niemal 11 tysiącami przedstawicieli w terenie, ponadto prowadzi działalność polegającą na udzielaniu pożyczek, a więc wymagającą dużej odpowiedzialności ze strony kadry.

Dlatego też firmie zależało na tym, aby docierać do pracowników z informacją na temat każdej decyzji zarządu, wpływającej bezpośrednio lub pośrednio na wykonywane przez nich zadania.

Provident stanął przed problemem – jak kontaktować się ze współpracownikami w terenie i jak uzyskać od nich informacje zwrotną, ale także jak angażować ich w procesy decyzyjne i zarządzanie firmą.

Trzeba było także odpowiedzieć na pytanie jak zachęcić pracowników do tego, aby informowali o tym co dzieje się w terenie, co można zmienić, aby usprawnić ich pracę, jakie są warunki współpracy w regionach.

Dlatego powstało Forum Pracownika, będące platformą komunikacji między pracownikami a zarządem, które wspiera otwartą kulturę komunikacyjną firmy, ułatwia wyrażanie poglądów, propozycji usprawnień, integruje pracowników oraz promuje tych z największym z potencjałem.

Forum Pracownika to cykliczne spotkania regionalne i centralne. Po 2 latach działania programu zostało stworzone nowe stanowisko koordynatora ds. Forum, który na co dzień kontaktuje się z reprezentantami w terenie. To grupa ponad 70 osób, które bardzo ściśle współpracują z centralą.

Ze strony zarządu Forum zajmuje się Lider Forum, którym jest wiceprezes. Uczestniczy on we wszystkich spotkaniach centralnych i większości spotkań regionalnych. Tradycją Forum stało się też uczestnictwo zarówno w spotkaniach centralnych jak i regionalnych pozostałych członków Zarządu.

W 2004 roku zgłaszane postulaty zaczęły dotyczyć spraw pracowników, a nie prywatnych propozycji usprawnień. Były to propozycje dotyczące systemu szkoleń, programów lojalnościowych dla klientów, zmiany konkretnych procedur etc. Na potrzeby tych propozycji utworzone zostały grupy robocze, które współpracując z konkretnymi członkami Zarządu miały za zadanie przedstawienie propozycji rozwiązań.

Firma skierowała uwagę pracowników na rozwiązywanie problemów, a nie ich wyszukiwanie. Korzyści z wdrożenia Forum Pracownika są obopólne. Z jednej strony pracownicy mogą wymieniać się doświadczeniami z innymi reprezentantami, mają realny wpływ na zmiany w firmie (usprawnienie procedur, obiegu dokumentów itp.), mają także możliwość realizacji ambitnych projektów, a przy okazji zdobywają prestiż i nowe doświadczenia.

Z drugiej strony rozwija się firma, ponieważ zaczyna w niej coraz lepiej funkcjonować przepływ informacji na linii pracownicy – zarząd, widać usprawnienia w działaniach. Z czasem firma liczy również na obniżenie kosztów działania. Aby zagwarantować projektowi maksymalne wsparcie komunikacyjne w terenie, centrala uczyniła z Forum Pracownika projekt działu komunikacji (nie HR) i na jego podstawie buduje nową strategię komunikacyjną w firmie.

Te działania, to niezbędna inwestycja, która przynosi efekty w postaci lepszej komunikacji, większego zaangażowania pracowników oraz nowych rozwiązań organizacyjnych.