Forum Pracownika – Provident Polska

Po dwóch latach funkcjonowania Forum Pracownika w jego pierwotnej formie podjęto próbę oceny efektywności tego rozwiązania. Wśród uczestników Forum przeprowadzono ankietę, analizie poddano statystyki działania.

Wyniki pokazały, że Forum ma ogromny potencjał, ale też pewne niedoskonałości, które należało przezwyciężyć. Wyzwaniami okazały się: mała innowacyjność proponowanych przez pracowników rozwiązań, spadające zainteresowanie tą formułą, brak wsparcia projektu przez kierowników regionalnych, którzy nie widzieli korzyści z wysyłania wartościowego pracownika na spotkania w ramach Forum, niedostateczna informacja o działaniach Forum szczególnie o sukcesach, które udało się w jego ramach osiągnąć oraz nieefektywny podział terytorialny sprawiający, że reprezentanci musieli dojeżdżać na Fora w odległe miejsca.

Plan zmian w formule Forum Pracownika stworzony został podczas dwudniowej sesji strategicznej, na którą zostali zaproszeni najbardziej aktywni reprezentanci. Podstawową zmianą było przeniesienie projektu z działu personalnego do działu komunikacji. Wykorzystując emocjonalne zaangażowanie pracowników tego działu, z projektu uczyniono główne narzędzie komunikacji wewnętrznej firmy.

Zmienione zostały także zasady dotyczące pełnienia funkcji reprezentantów. Zakładając, że mniejsza rotacja reprezentantów przyczyni się do wzrostu identyfikacji z proponowanymi przez nich projektami, ich kadencję wydłużono do dwóch lat. Dodatkowo wprowadzono możliwość wielokrotnego wyboru reprezentantów Forum, motywując w ten sposób do lepszej pracy ewentualnych kandydatów. Większe wsparcie dla zaangażowanych osób i poczucie wagi samego projektu oraz jego roli dla firmy uzyskane zostało dzięki temu, że liderem projektu w nowej formie został wiceprezes firmy. Utworzone zostało także jednoosobowe stanowisko Koordynatora ds. Forum, który zajmuje się wyłącznie tym projektem.

W nowych założeniach ogromny nacisk położono także na informację zwrotną. Jasno określono drogi komunikacji w ramach Forum, uwzględniające zarówno kolejne poziomy rozpatrywania pomysłu, jak również informowanie pomysłodawcy o powodach odrzucenia pomysłu lub o efektach jego wdrożenia. Dodatkowo ustalono, iż każda edycja programu zostanie poprzedzona szkoleniem wszystkich reprezentantów, które jako wartość dodana ma także służyć motywowaniu wszystkich uczestników. W efekcie prowadzonego programu i jego rewitalizacji osiągnięto większe zaangażowanie pracowników (duża liczba kandydatów oraz wysoka frekwencja w wyborach), wysoką liczbę i jakość zgłaszanych pomysłów oraz możliwość zidentyfikowania najbardziej aktywnych pracowników, czyli ludzi, którzy powinni robić w firmie karierę.

Projekt stał się podstawą bliźniaczych projektów realizowanych w innych oddziałach firmy na świecie, a także w centrali. Do autorów projektu w Polsce z prośbą o dzielenie się doświadczeniami zwracają się osoby prowadzące projekty w Meksyku, Czechach, Słowacji i na Węgrzech.