„Forum pracownika”– jak angażować pracowników w zarządzanie firmą – PROVIDENT POLSKA

Metryka praktyki

Firma: Provident Polska,
Branża: Finanse,
Obszar tematyczny:
Kategoria:
Dokument źródłowy: Raport 2005

SYTUACJA/PROBLEM:Provident Polska współpracuje z około 2000 pracowników etatowych i około 11 000 przedstawicieli w terenie. Zapewnienie efektywnego systemu zarządzania oraz dobrego przepływu informacji  między centralą a poszczególnymi pracownikami i współpracownikami jest dużym wyzwaniem.

OPIS PROJEKTU / ROZWIĄZANIE:

Program Forum Pracownika umożliwia włączanie pracowników firmy w procesy decyzyjne, ułatwia wyrażania poglądów, propozycji usprawnień, integruje pracowników oraz promuje w firmie osoby z największym potencjałem. Forum to cykliczne spotkania regionalne i centralne koordynowane przez powołaną do tego osobę, która na co dzień kontaktuje się z grupą 70  reprezentantów w terenie.

Reprezentanci zbierają pomysły pracowników w swoim oddziale lub filii, a następnie przedstawiają je w ramach Forum Regionalnego. Wspólnie decydują, które pomysły ogłosić na  Forum Centralnym. Na spotkaniu z zarządem w centrali dyskutuje się o zaproponowanych rozwiązaniach. Liderem Forum jest wiceprezes firmy. Uczestniczy on we wszystkich spotkaniach  centralnych i większości spotkań regionalnych.

Od momentu powstania (trzy lata temu) wprowadzono wiele usprawnień w funkcjonowaniu Forum:

• przeniesiono projekt z działu personalnego do działu komunikacji, co spowodowało większe zaangażowanie pracowników
• i zbudowanie całej strategii komunikacji wokół Forum jako głównego narzędzia komunikacji wewnętrznej w Provident Polska;
• zmieniono zasady dotyczące pełnienia funkcji reprezentantów – ich kadencję wydłużono do 2 lat, co daje możliwość większego
• zaangażowania i osiągania lepszych rezultatów;
• nowa zasada umożliwiająca wielokrotny wybór prowadziła do mniejszej rotacji, ale też wyższej jakości pracy reprezentantów;
• bezpośrednie zaangażowanie się zarządu (w osobie wiceprezesa) zaowocowało większym zaangażowaniem osób i poczuciem wagi samego projektu;
• utworzono stanowisko Koordynatora ds. Forum, który zajmuje się wyłącznie tym projektem; ogromny nacisk położono na komunikację zwrotną – jasno określone drogi komunikacji w ramach Forum uwzględniają zarówno kolejne poziomy rozpatrywania pomysłu jak i  informowanie pomysłodawcy o powodach odrzucenia projektu lub efektach wdrożenia;
• każdą edycję rozpoczyna spotkanie dla wszystkich reprezentantów, które połączone jest ze  szkoleniem dodatkowo motywujących pracowników do udziału w Forum.

KORZYŚCI:

– Pracownicy mają poczucie realnego wpływu na zmiany w firmie, a także możliwość realizacji ambitnych projektów, a przy okazji zdobycia prestiżu i nowych doświadczeń;
– Rozwija się firma, ponieważ zaczyna w niej coraz lepiej funkcjonować przepływ informacji na linii pracownicy – zarząd, widać także usprawnienia w działaniach;
– Projekt stał się podstawą bliźniaczych projektów realizowanych w innych oddziałach firmy na świecie, a także w centrali, których przedstawiciele zgłaszają się do osób prowadzących projekt z prośbą o dzielenie się doświadczeniami.

WYZWANIA:

– Mała innowacyjność proponowanych przez pracowników rozwiązań;
– Spadające zainteresowanie wśród pracowników;
– Brak wsparcia projektu przez kierowników regionalnych, którzy nie widzieli korzyści z wysyłania wartościowego pracownika na spotkania w ramach Forum;
– Niewystarczająca komunikacja na temat Forum, szczególnie sukcesów, które udało się  osiągnąć;
– Nieefektywny podział terytorialny powodował, że reprezentanci musieli dojeżdżać na fora w odległe miejsca.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ:

– Bezpośrednie zaangażowanie zarządu w dany projekt pokazuje pracownikom, że jest ważny dla firmy, dzięki temu chętniej się w niego angażują;
– Bardzo ważna jest komunikacja o postępach programu i wdrożeniach rozwiązań  proponowanych przez pracowników;
– Należy doceniać pracowników, którzy się angażują.