Wolontariat pracowniczy nie tylko na rzecz beneficjentów – studium przypadku

W ramach działań na rzecz partnerów Forum Odpowiedzialnego Biznesu organizujemy między innymi spotkania grupy koordynatorów wolontariatu pracowniczego. Spotkania realizowane w formule hybrydowej przeznaczone są dla osób, które w różnym zakresie zajmują się w firmach i fundacjach korporacyjnych tematami wolontariatu pracowniczego, darowizn, działań społecznych szeroko rozumianego „corporate citizenship”.

Każde ze spotkań ma swój temat przewodni, a jego uczestnicy mają okazję do rozmowy na ten temat, przedstawiania praktyk z własnego otoczenia, dzielenia się wiedzą, spostrzeżeniami i doświadczeniami. Tematem majowego spotkania było „Jak dziękujemy wolontariuszom i w jaki sposób doceniamy ich działania?”, jednak główną zasadą spotkań jest wolność wypowiedzi, dzięki czemu dyskusja na chwilę zeszła na bardzo ciekawy temat.

Jedna z firm partnerskich przedstawiła swoją akcję wolontariacką, w którą starała się angażować wszystkich pracowników. Akcja realizowana była na rzecz Domu Dziecka. Z racji specyfiki tej placówki nie każdy pracownik czuł się na siłach do bezpośredniej pracy z dziećmi, przez co obawiał się zaangażowania w wolontariat pracowniczy.

Firma znalazła rozwiązanie tego problemu w ten sposób, że tworzy zespoły, które w ramach akcji zajmują się logistyką i przygotowaniem poczęstunku dla tych wolontariuszy, którzy bezpośrednio działają z dziećmi. Tacy wolontariusze nie mają bezpośredniego kontaktu z grupą docelową akcji, ale wspierają jej realizację i odciążają tych wolontariuszy, którzy z dziećmi działają.

Jest to świetny pomysł, który umożliwia zaangażowanie większej liczby pracowników w wolontariat. Warto o nim pamiętać, dlatego przekujmy go szeroko opisane w case study.

Problem

• Nie wszyscy pracownicy czują się na siłach na zaangażowanie się w akcję wolontariatu pracowniczego organizowana przez pracodawcę

Przyczyna

• Pracownik z różnych przyczyn może obawiać się działań na rzecz konkretnych beneficjentów. Bezpośredni kontakt z grupą docelową akcji może być dla niego stresujący, trudny i dyskwalifikujący jego uczestnictwo. Działanie takie wiąże się ze zbyt dalekim wyjściem z jego strefy komfortu i w niektórych przypadkach może wiązać się z wejściem w strefę paniki, zamiast utrzymaniem go w strefie komfortu lub strefie rozwoju.

Rozwiązanie

• Przygotowanie działań w akcji w oparciu o wolontariat różnych zespołów wolontariuszy, w których mają oni różne zadania wymagane dla realizacji akcji. Część z tych zadań nie będzie dotyczyła działań bezpośrednich na rzecz beneficjentów, ale grupą docelową będą inni wolontariusze.Przykłady:
  • Zespół zajmujący się logistyką i transportem materiałów potrzebnych na akcję.
  • Zespół zajmujący się obsługą wolontariuszy, działający jako wewnętrzne centrum wolontariatu – wydający wolontariuszom ubrania ochronne, materiały, narzędzia, wodę, poczęstunek.
  • Zespół zajmujący się przygotowaniem poczęstunku lub posiłku dla wolontariuszy i beneficjentów akcji.
  • Zespół zajmujący się zbieraniem materiałów dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, robiący zdjęcia, reportaże video, wywiady z wolontariuszami.
  • Zespół „jokerów” – w przypadku dużych akcji z wieloma zespołami, dobrą praktyką jest stworzenie zespołu, który jest rezerwowy i skupia najbardziej doświadczonych pracowników – wolontariuszy. „Joker” powinien radzić sobie z działaniami wolontariuszy w każdym zespole w ramach akcji. Zespół ten jest delegowany do pomocy innym zespołom i do zadań specjalnych, jeśli akcja czegoś nie przewidziała lub pojawiły się niespodziewane potrzeby. [Pomysł pochodzi z publikacji „Dobre praktyki organizacji wolontariatu akcyjnego” wydanej przez Miasto Stołeczne Warszawa]

O czym warto pamiętać

• O dostępie do różnych działań w ramach wolontariatu, nie tylko tych bezpośrednich na rzecz grupy docelowej, potencjalni wolontariusze musza wiedzieć na etapie komunikacji i promocji akcji, w czasie trwania rekrutacji pracowników do działań.
• Komunikat nie powinien odrzucać potencjalnych wolontariuszy. „Dołącz do akcji”, gdzie w dalszej części wyjaśniamy działania i dopiero później pokazujemy grupę docelową jest lepszy, niż komunikat „Działaj z nami na rzecz Domu Dziecka”, gdzie część osób, która nie czuje się na siłach w pracy z dziećmi, nie przeczyta reszty komunikatu i nie dowie się o możliwościach zaangażowania, które mogłyby im pasować.
• Działania zespołów nie zwalniają wolontariuszy z przestrzegania innych obowiązujących przepisów. Przygotowanie posiłków i poczęstunków może wiązać się z obowiązkiem przestrzegania przepisów sanitarno-epidemiologicznych. Realizacja działań komunikacyjnych będzie na pewno opierała się o pozwolenia na wykorzystanie wizerunków.

Efekt dodany

• Wolontariusze uczestniczący w zespołach nie mających bezpośredniego kontaktu z grupa docelową mogą obserwować działana innych wolontariuszy. Mogą w ten sposób przekonać się jak takie działania wyglądają, jak się z taką grupą pracuje i jak ta grupa się zachowuje. Może to przełamać niepokoje i stereotypy w wolontariuszach, którzy w kolejnych akcjach mogą dołączyć do grup zaangażowanych w pracę z beneficjentami.
• Każdy zespół wolontariuszy powinien mieć swojego lidera. W takiej akcji mamy więc nie jednego, tylko kilka osób, które mają okazję wykazać się na stanowiskach liderskich i rozwijać w ten sposób swoje kompetencje.
• Należenie do zespołu „Jokerów”, o ile taki zespół powstaje, jest formą nobilitacji i docenienia najbardziej doświadczonych wolontariuszy.

Działanie opisane w ramach studium przypadku jest łatwe do wdrożenia i możliwe do elastycznego wdrożenia w ramach praktycznie każdej akcji wolontariatu pracowniczego. Jednak bardzo rzadko spotykamy się z takimi działaniami chociażby w opisach dobrych praktyk. Dlatego zdecydowaliśmy się podzielić nim z nadzieją, że przyda się wszystkim koordynatorom wolontariatu pracowniczego.

Uczestnicy spotkań naszej grupy otrzymują dodatkowo pisemne podsumowanie całego spotkania, oraz dostęp do podsumowań ze wszystkich naszych spotkań od roku 2017. Dokumenty te stanowią zbiór dobrych praktyk, przykładów, przypadków i opinii koordynatorów, które stanowią cenne wsparcie dla każdego koordynatora.

Niektóre ze spotkań były podstawą do szerszego pokazania jakiegoś tematu, co zaowocowało przygotowaniem przez nas publikacji „Komunikacja a wolontariat”, „Wolontariat pracowniczy na rzecz społeczności lokalnych”, „E-wolontariat i narzędzia cyfrowe w wolontariacie pracowniczym”, „Wolontariat interwencyjny” oraz „Pigułka wiedzy o wolontariacie pracowniczym”, opartych między innymi o dobre praktyki naszych partnerów.

Jeśli jesteś zainteresowany lub zainteresowana uczestniczeniem w naszej grupie, dołącz do Programu Partnerstwa Forum Odpowiedzialnego Biznesu.

Autorzy