Kim jesteśmy
Współpraca
Programy
Konkursy
Baza wiedzy
Wiele firm zaczyna zwracać uwagę na aspekty ekologiczne swojej działalności, niejednokrotnie wpisując zasady zrównoważonego rozwoju w strategię funkcjonowania firmy, jednakże w dalszym ciągu rzadko przekłada się to na organizację ekologicznych, zrównoważonych wydarzeń: spotkań, konferencji, targów, czy uroczystości. Dziwi fakt, że w firmach dbających o wizerunek przyjaznych środowisku „zapomina się” o pewnych obszarach, w których działają.
„Głównym założeniem zrównoważonych spotkań jest zminimalizowanie wpływu spotkania na środowisko na każdym etapie jego realizacji. Celem natomiast jest uświadomienie uczestnikom spotkania, że pozytywne rezultaty można uzyskać niewielkim nakładem kosztów oraz efektywniejszym zarządzaniem zasobami/materiałami. W rezultacie przynosi to nie tylko oszczędności finansowe, ale przede wszystkim buduje pozytywny wizerunek organizatora i tym samym zwiększa jego konkurencyjność na rynku.” [1]
Jeszcze większym wyzwaniem może być zrealizowanie wydarzenia nie tylko ekologicznego, ale również społecznie odpowiedzialnego. Zorganizowanie eventu zgodnie z założeniami CSR, uwzględniając społeczne, etyczne i ekologiczne aspekty przy jego realizacji jest bardzo innowacyjnym podejściem, które może przynieść wiele korzyści każdej organizacji. Poza oczywistymi benefitami dla środowiska zyskuje również wizerunek firmy i wzrasta prestiż organizowanego wydarzenia, można zyskać również na wizerunku; ponadto, jest to pozytywny wkład w rozwój społeczny, a współpraca z partnerami społecznymi, organizacjami pozarządowymi może obniżyć koszty produkcji wydarzenia.
Organizowanie wydarzenia przy pewnych założeniach lub ograniczeniach wymaga większej pomysłowości i kreatywności, co jednak może uczynić realizowane przedsięwzięcie ciekawszym i bardziej innowacyjnym. Trzeba poszukiwać nowych koncepcji, które zastępują często standardowe, najbardziej popularne i oczywiste metody. Założenia i ograniczenia często wspomagają i wydobywają kreatywność; sięgając głębiej można stworzyć nowe, unikatowe i innowacyjne rozwiązania. W ten sposób można upiec dwie lub nawet trzy, cztery pieczenie przy jednym ogniu, tworząc rozwiązania spełniające założenia firmy, które będą jednocześnie bardziej ekologiczne, przyjazne społeczeństwu, tańsze i pionierskie na rynku. Niemniej wymaga to dużej chęci i zastanowienia się przy każdym zamówieniu lub zakupie produktu/usługi. Mając zaplanowany budżet na wydarzenie warto przemyśleć dokładniej wydatki oraz dobór partnerów, dostawców, podwykonawców tak, aby fundusze wydać naprawdę mądrze.
Na rynku jest coraz więcej usług i produktów, które są użyteczne przy organizacji zielonych eventów. Przy organizowaniu po raz pierwszy tego typu wydarzenia, pomocne jest skorzystanie z gotowych list kontrolnych lub posiłkowanie się istniejącymi standardami. Najlepszym standardem wykorzystywanym przy realizacji zrównoważonych spotkań jest obecnie standard BS8901. Został on opracowany w 2007 roku przez British Standard Institution, opiera się on na trzech priorytetach: zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko naturalne, pozytywnego oddziaływania na lokalną społeczność oraz redukcji kosztów produkcji i eksploatacji. Standard jest dobrowolny, a jego celem jest przede wszystkim pomoc firmom w zorganizowaniu ekologicznego wydarzenia. [2]
Chcąc realizować zrównoważone projekty zgodnie z założeniami CSR należy zwrócić uwagę na pewne istotne elementy:
„Odpowiedni wybór lokalizacji ma niebagatelne znaczenie w procesie ’zazieleniania‘ wydarzenia. Przy wyborze obiektu, w którym chcemy zorganizować wydarzenie lub hotelu, w którym ulokowani będą jego uczestnicy, powinniśmy kierować się nie tylko względami ekonomicznymi, ale też ekologicznymi i społecznymi.” [3] Przy wyborze miejsca powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy dany obiekt jest ekologiczny – kryterium to spełnia wiele nowych, odpowiednio dostosowanych budynków. Obiekty zrównoważone można znaleźć m.in. sięgając do IV edycji katalogu „Warsaw conference and gala dinner venues guide” wydanego przez Warsaw Convention Bureau. Katalog jest kompleksowym opracowaniem prezentującym różnego rodzaju lokalizacje, w których mogą odbywać się konferencje, kongresy, spotkania biznesowe, gale oraz wydarzenia towarzyszące. Uwzględnione w nim zostały również informacje o obiektach realizujących zrównoważone spotkania. Warto również wyszukać hotele, ośrodki konferencyjne, które posiadają znak Green Key, przyznawany ośrodkom przyjaznym środowisku.
Ciekawym rozwiązaniem może być także nawiązanie współpracy z domem kultury lub teatrem. W ten sposób możemy przyczynić się do wsparcia ośrodka propagującego kulturę czy prowadzącego działalność edukacyjną. Dobrym przykładem takiego obiektu jest Teatr Kamienica w Warszawie, który obejmuje swoim patronatem wiele wydarzeń o charakterze charytatywnym, jak również posiada ciekawą ofertę dla firm na realizację eventów w teatrze.
Poczęstunek serwowany gościom powinien nie tylko dobrze smakować, ale również powinien być odpowiedzialny. Powinniśmy wybrać ofertę, która zapewnia nam ekologiczne potrawy, przygotowane w miarę możliwości z produktów sezonowych pochodzenia lokalnego. Warto aby podawana kawa i herbata, a także inne produkty miały oznakowanie Fair Trade (sprawiedliwy handel). Często po wydarzeniu zostaje nam wiele potraw, które zostają wyrzucane. Nadmiar niewykorzystanego jedzenia warto przekazać lokalnym Bankom Żywności w celu jego redystrybucji. Misją Banków Żywności jest przeciwdziałanie marnowaniu żywności oraz zmniejszanie obszarów niedożywienia w Polsce.
Przy ustalaniu koncepcji wizualizacji wydarzenia oraz materiałów dla uczestników, należy w miarę możliwości ograniczyć lub zrezygnować z materiałów drukowanych i zastąpić je elektronicznymi. Jeżeli musimy jednak wyprodukować, czy wydrukować materiały, wtedy zwróćmy uwagę, aby były one wykonane z ekologicznych surowców. Materiały te powinny być wielokrotnego użytku, z możliwością wykorzystania również w czasie kolejnych wydarzeń. W czasie eventu banery, roll-upy można zastąpić wyświetlanymi z projektora obrazami. Jest to rozwiązanie zarówno nowoczesne, dzięki któremu możemy przekazać więcej treści i ożywić obraz, a także bardziej ekologiczne i ekonomiczne. Przy produkcji gadżetów promocyjnych warto poprosić o użycie materiałów pochodzących z recyklingu lub biodegradowalnych. Obecnie jest dostępny szeroki asortyment takich produktów, gadżety można wybrać nawet ze względu na rodzaj certyfikatu, poświadczającego ich ekologiczność i odpowiedzialność: Blue Angel, BIO – produkt ekologiczny, Carbon Neutral, Eco Garantie, Fair Trade, FSC, Green Seal, Nordic Ecolabel, Nordic Swan, Oeko-Tex Standard 100 , RECS, The EU Flower, Windpower.
Organizując event, zamiast z komercyjnymi firmami, można nawiązać współpracę z podmiotami ekonomii społecznej, które mogą na wielu płaszczyznach pomóc nam przy jego realizacji. Podmioty ekonomii społecznej to fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie socjalne, Zakłady Aktywności Zawodowej, których celem jest stworzenie miejsc pracy dla osób wykluczonych lub zagrożonych marginalizacją. Przedsiębiorstwa społeczne stosują przy produkcji technologie przyjazne środowisku, a generowane zyski reinwestują w zaspakajanie potrzeb społecznych. [4]
Po zakończeniu naszego eventu nie możemy zapomnieć, aby wszelkie nadające się do odzysku odpady przekazać do recyklingu, wyrzucając je do odpowiednich kontenerów, które są już popularne i dostępne. Ważne jest również, aby zneutralizować nasz ślad klimatyczny, czyli zredukować wyprodukowaną w czasie konferencji ilość dwutlenku węgla. Można to zrobić poprzez użycie specjalnego kalkulatora, dzięki któremu „użytkownik może wyliczyć swój ślad klimatyczny nie tylko z transportu, ale także z działalności biura oraz organizacji wydarzenia.” [5] (przykładowy kalkulator dostępny na stronie internetowej), a następnie zneutralizowanie emisji CO2 np. poprzez sadzenie drzew. Na świecie podobne akcje są prowadzone od dawna i cieszą się dużą popularnością.
Przy podejmowaniu decyzji o organizacji eventu należy już na samym początku ustalić swoje priorytety i podjąć decyzję, na ile ważna jest ekologia oraz aspekty społeczne. Uznanie tych dwóch dziedzin za kluczowe pozwoli efektywnie zorganizować zrównoważone wydarzenie, którego wpływ na środowisko będzie minimalizowany na każdym etapie jego realizacji, a dodatkowo będzie on miał pozytywny wkład społeczny.
Stowarzyszenie Forum Odpowiedzialnego Biznesu powstało w 2000 roku, prowadzi liczne działania umożliwiające dialog i wymianę doświadczeń w zakresie odpowiedzialnego biznesu i zrównoważonego rozwoju pomiędzy firmami, przedstawicielami władz publicznych, organizacjami pozarządowymi oraz środowiskiem akademickim. W 2010 roku Forum obchodziło swoje dziesiąte urodziny i z tej okazji zorganizowało Galę Jubileuszową.
FOB, jako organizacja prowadząca działania promujące CSR, postanowiło zrealizować swoją uroczystość również zgodnie z ideą społecznej odpowiedzialności i zrównoważonego rozwoju. Realizacja wydarzenia została oparta o jasno wyznaczone kryteria. Wszelkie produkty oraz usługi były zatem ekologiczne, posiadały certyfikat Fair Trade lub zostały wykonane przez podmiot ekonomii społecznej. Ponadto wszystkie wykonane na potrzeby wydarzenia produkty podlegały zasadzie 3 R (reduce, reuse, recycle) co oznacza, że zakupy były zredukowane jedynie do niezbędnych, tym samym ograniczając ilości generowanych odpadów, produkty zostały wykorzystane ponownie oraz były przekazane do recyklingu. Oto niektóre z wdrożonych rozwiązań:
Przy wyborze odpowiedniego miejsca poszukiwaliśmy nie tylko obiektu, który będzie wyjątkowy z racji podniosłego charakteru, który chcieliśmy nadać naszej Gali, ale również aktywnie angażujący się w działalność społeczną lub edukacyjną. W rezultacie nawiązaliśmy współpracę z Fundacją Krystyny Jandy na Rzecz Kultury. Fundacja powstała w roku 2004 z myślą o stworzeniu i prowadzeniu teatru. Teatr Polonia jest miejscem wyjątkowym nie tylko ze względu na swój niezrównany klimat, lecz również dzięki prowadzonej działalności charytatywnej polegającej na ułatwianiu dostępu do dóbr kultury i „produktów” kultury. Współpraca z Fundacją przyczyniła się do wsparcia jej działalności, którą jest upowszechnianie oraz promocja kultury polskiej.
Po części oficjalnej przygotowaliśmy dla naszych gości poczęstunek. Dania, serwowane przez kawiarnię „Szczotki i Pędzle”, zostały przygotowane z produktów pochodzących z ekologicznych upraw. Wszystkie potrawy były wegetariańskie i zostały podane w całkowicie biodegradowalnych naczyniach wykonanych z liści palmowych. Również napoje wyprodukowane zostały z ekologicznych owoców i warzyw, kawa i herbata posiadały certyfikaty Fair Trade, a wino pochodziło z ekologicznej produkcji.
Zadbaliśmy również, aby nadmiar jedzenia nie został wyrzucony lecz przekazany dla Centrum Praw Kobiet.
Chcąc umilić naszym gościom wieczorny bankiet, nawiązaliśmy współpracę z Fundacją Bielecki Art. Fundacja powstała by wspierać młodych, kreatywnych, pełnych pasji, młodych artystów. Fundacja zaproponowała, aby nasz wieczór uświetniła muzyka w wykonaniu członków zespołu Kraków Ensemble, Tomasza Grzyba – wiolonczela oraz Ireneusza Boczka – fortepian.
Do produkcji materiałów galowych podeszliśmy zgodnie z zasadą 3R. Na początek ograniczyliśmy produkcję wszelkich materiałów, m.in. banerów promujących Galę. Większość informacji, w tym logotypy były wyświetlane z projektorów multimedialnych. Przy produkcji roll-upu zdecydowaliśmy się na wykorzystanie zawierającego stary branding roll-upa, w którym wymieniliśmy jedynie folię zawierającą logo, zostawiliśmy natomiast starą obudowę. Folia z nową grafiką pochodziła z recyklingu, a nadruk został wykonany przy użyciu ekologicznych farb.
Przy opracowaniu koncepcji zaproszeń nie chcieliśmy, aby pozostały one jedynie w wersji elektronicznej, ale zależało nam, aby były funkcjonalne i użyteczne. Chcieliśmy przekazać również wszystkim zaproszonym gościom oryginalny prezent przypominający o 10-leciu naszej organizacji. W związku z tym wyprodukowaliśmy kubki z naszym logotypem, a zaproszenie na Galę umieściliśmy na pochodzącym z recyklingu kartonowym opakowaniu kubka. Tak przygotowane zaproszenia dystrybuowane były przez firmę Timebomb, zatrudniającą kurierów rowerowych.
W czasie Gali uhonorowaliśmy również pamiątkowymi statuetkami firmy, które najdłużej z nami współpracowały. Statuetki wykonał dla nas Zakład Aktywności Zawodowej Pracownia Rzeczy Różnych SYNAPSIS, która zatrudnia osoby do tej pory zupełnie pozbawione możliwości pracy i uczestnictwa w życiu społecznym. Pracownicy Różnych Rzeczy (jak mówią o sobie podopieczni Zakładu) to dorosłe osoby z autyzmem. Cześć z nich nie poradziłaby sobie na otwartym rynku pracy, a dla niektórych praca w przedsiębiorstwie jest pierwszym etapem na drodze do regularnego zatrudnienia.
Po zakończeniu wydarzenia we współpracy z Fundacją Aeris Futuro zliczyliśmy ilość dwutlenku węgla, jaką wyprodukowaliśmy podczas organizacji i realizacji Gali Jubileuszowej. Na wiosnę natomiast, aby zneutralizować wyprodukowaną ilość CO2, wraz z naszymi firmami partnerskimi posadzimy drzewa, które przetworzą dwutlenek węgla z powrotem w życiodajny tlen.
Realizując naszą Galę Jubileuszową nawiązaliśmy współpracę z licznymi organizacjami społecznymi. Fundusze, które przeznaczyliśmy na realizację Gali, wydaliśmy w przemyślany sposób, realizując nasze założenia i cele. Zorganizowaliśmy ważne dla nas wydarzenie, wieńczące 10 lat funkcjonowania naszej organizacji oraz 10 lat CSR-u w Polsce, podziękowaliśmy naszym partnerom za nieustanne wspieranie naszych działań, jednocześnie wsparliśmy i pomogliśmy wartościowym organizacjom i inicjatywom w realizacji ich misji.
[1] www.warsawconvention.pl
[2] Gerwin M., Zrównoważone spotkania biznesowe. Poradnik dla organizatorów, Earth Conversation, Sopot, Warszawa 2009.
[3] Organizacja wydarzeń w zielonym standardzie, Fundacja Aeris Futuro, Kraków 2010, s. 11.
[4] www.undp.org.pl
[5] www.aeris.eko.org.pl