Współpraca z dostawcami Grupy Polpharma

Cele Zrównoważonego Rozwoju

Praktyka realizuje cele:
- Cel 12 - Odpowiedzialna konsumpcja i produkcja

Grupa Polpharma pracuje w każdym roku z ponad tysiącem Dostawców. Prawidłowe budowanie partnerskich relacji z nimi jest jednym z wyzwań, przed którymi staje firma. To pierwsza inicjatywa w obszarze Działu Zakupów w celu rozwoju współpracy z Polpharmą, jak również dostarczania nowych rozwiązań i wspólnego budowania przewagi konkurencyjnej.

Praktyka ma na celu rozwój relacji z Dostawcami poprzez wysłuchanie ich potrzeb i dostosowanie, o ile możliwe, działań firmy do oczekiwań rynku. Polpharma przygotowała ankietę online, w której Dostawcy oceniali różne aspekty współpracy z Działami zajmującymi się zakupami usług i towarów, takie jak: dostępność kupców, jakość i kompletność informacji i dokumentacji w konkursach ofert, terminy na składanie ofert, długość trwania procesów konkursowych. Ankieta była anonimowa, Dostawca mógł się podpisać (dobrowolnie). Wyniki zostały zaprezentowane Dostawcom i przeanalizowane wewnętrznie –skupiono się na obszarach zidentyfikowanych jako wymagające dalszego rozwoju (najniższe wyniki w ankiecie). W ramach wewnętrznej Grupy Projektowej wymieniono się praktykami, ulepszono wzory komunikacji oraz dokumenty, wnioski z analizy zostały wdrożone do codziennej pracy Działu Zakupów i Logistyki. Polpharma zamierza powtarzać badanie cyklicznie, aby stale odpowiadać na zmieniające się potrzeby Dostawców.

Badanie ankietowe składało się z kilkunastu pytań zamkniętych, ocenianych w skali od 1 – źle do 6 – doskonale. Każde pytanie miało możliwość dodania komentarza. Dodatkowo Dostawców zostali poproszeni o wskazanie działań, które powinny być wdrożone lub kontynuowane, oraz takich które powinny zostać zakończone. Efektywność w dłuższym okresie będzie widoczna w ocenie satysfakcji Dostawców ze współpracy, ilości i jakości ofert uzyskiwanych od Dostawców, jak również skróceniu czasu trwania procesów po stronie Polpharma w wyniku wprowadzenia wnioskowanych usprawnień w wewnętrznych procesach

Korzyści dla firmy:

1. Zgromadzenie wiedzy na temat realnych potrzeb Dostawców w zakresie codziennej współpracy.
2. Uspójnienie podejścia do standardów współpracy z Dostawcami.
3. Budowanie kultury partnerstwa ze wszystkimi interesariuszami, zarówno wewnątrz organizacji jak i na zewnątrz.
4. Usprawnienie procesów wewnętrznych zgodnych z oczekiwaniami Dostawców.
5. Budowanie wizerunku Polpharmy jako rzetelnego Partnera, z którym chce się pracować.

Korzyści dla Dostawców:

1. Poprawa jakości komunikacji i zmniejszenie zaangażowania w proces ofertowania.
2. Informacja o harmonogramach postępowania i możliwość zaplanowania działań pod tym kątem.
3. Wartościowa informacja zwrotna pomagająca ułożyć procesy oraz przygotowywać lepsze oferty w przyszłości.

Kolejna edycja badania ankietowego jest zaplanowana na styczeń 2020. Kryterium sukcesu ankiety jest poprawa średniej ocen uzyskanych w odpowiedzi na poszczególne pytania. Ponadto planowane jest zwiększenie zaangażowania całej organizacji – wszystkich osób, które na co dzień pracują i komunikują się z Dostawcami (nie tylko działu zakupów). Będą też promowane best practices w zakresie komunikacji i współpracy z Dostawcami w Grupie Polpharma oraz na forum publicznym. Zostaną także wypracowane standardy korporacyjne w zakresie praktyki