Z pamiętnika wolontariusza, czyli jak firma może wspierać wolontariat pracowniczy

Artykuł Marcina Pawłowskiego zdobył wyróżnienie w konkursie „Pióro odpowiedzialności”. Tekst zatytułowany „Z pamiętnika wolontariusza, czyli jak firma może wspierać wolontariat pracowniczy”, ukazał się pierwotnie w czasopiśmie Personel Plus (1.08.2018 r.).

Idea społecznej odpowiedzialności biznesu nie budzi sprzeciwu ani kontrowersji. Wszystkim łatwo zgodzić się z twierdzeniem, że organizacje biznesowe powinny kierować się nie tylko kryterium zysku.

W dłuższej perspektywie na rynku pełnym świadomych konsumentów działających w sieci rozwijać się będą przedsiębiorstwa, które potrafią zaoferować coś więcej niż tylko dobry, użyteczny produkt lub usługę. Pisze o tym na przykład Philip Kotler w książce pt. „Marketing 3.0”. Zadaniem firm jest rozwiązywać problemy społeczne, wlewać nadzieję w serca zatroskanych ludzi. Klientów pozyskają i utrzymają te organizacje, które udowodnią, że rozumieją otoczenie, w którym funkcjonują, oraz potrafią razem z nimi współtworzyć lepszy świat.

Z perspektywy wolontariusza

W organizacjach coraz częściej zadawane pytanie nie brzmi, czy angażować się w działania CSR-owe, ale jak zrobić to mądrze i efektywnie. Część odpowiedzi zlokalizowana jest jak zwykle w głowach pracowników firm. To oni stają się pierwszymi ambasadorami marki. To oni jako pierwsi zaświadczą o tym, czy wartości głoszone przez misję i wizję firmy są rzeczywiście realizowane, a firma godna zaufania. „Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zatroszczą się o klientów” – mówi Richard Branson, twórca Virgin Group.

We wdrażaniu działań wolontariackich przydatna może być zatem perspektywa wolontariusza i pracownika organizacji doświadczającego wątpliwości i stojącego wobec konfliktów wartości oraz otoczenia, które nie zawsze jest gotowe wspierać na zawołanie jego szlachetne inicjatywy.

Pewna historia…

Poniżej przedstawiamy doświadczenia zebrane podczas pracy z wolontariuszami jednej z dużych organizacji biznesowych w Polsce. Wszystkie opisane przeze mnie historie naprawdę się wydarzyły, choć chronologia oraz (oczywiście) imiona postaci zostały zmienione.

1. W naszej organizacji trwa kolejna edycja naboru wniosków do organizowanego konkursu wolontariackiego. Można otrzymać kilka tysięcy złotych na wykonanie zadań na rzecz lokalnej społeczności. Ciekawa idea. W przedszkolu mojej córeczki farba odchodzi ze ścian, a dyrektorka placówki powiedziała, że nie ma funduszy na zakup wyposażenia placu zabaw. Niestety stary sprzęt musiał zostać zdemontowany, ponieważ jest już zużyty i niebezpieczny. Trzeba zainteresować się tym konkursem.
2. Mój wniosek został odrzucony! Niepotrzebnie przedwcześnie powiedziałem o wszystkim pani dyrektor przedszkola. Nic nie obiecywałem, ale… Tymczasem Weronika z działu zakupów zwierzyła się, że rok temu dostała pieniądze na zakup różnych sprzętów do szkoły swoich dzieci. Dzwonię więc do koordynatorki projektów wolontariackich.
3. Najpierw złe wiadomości: Nie malujemy ścian. Nie budujemy placów zabaw. Nie kupujemy wyposażenia. Dobre natomiast, że w ramach większego projektu takie zadania mogą jednak zostać sfinansowane. Cele projektów mają angażować zarówno większą grupę wolontariuszy, jak i społeczność lokalną. Jak to powiedziała koordynatorka? Celem jest dawanie wędki zamiast ryby. Zostałem zaproszony na spotkanie podsumowujące ubiegłoroczne projekty.
4. Spotkanie to była właściwie jakaś feta. Weronika rzeczywiście kupiła sprzęt do szkoły, ale… to były zakupy związane z warsztatami prowadzonymi przez kolegów z naszego działu technicznego. Nawet nie wiedziałem, że ci starsi panowie są takimi pasjonatami nauk ścisłych. W dodatku wygląda na to, iż udało im się wzbudzić zainteresowanie dzieci. A sprzęt w szkole został. Prezentacje grup z całej Polski były – trzeba przyznać – interesujące. Zastanawiam się tylko, ile pieniędzy poszło na zorganizowanie tej imprezy. Niektórzy koledzy przyjechali z innych lokalizacji, musieli przenocować, coś zjeść. Wynajem sali plus catering to by chyba wystarczyło na dwa lub trzy place zabaw?
5. A jednak Weronika mnie zapamiętała. Zaczepiła mnie dzisiaj na przerwie lunchowej. Pytała, czy nie chciałbym dołączyć do jej zespołu wolontariuszy. Odpowiedziałem, że bardzo chętnie, jeśli zrealizujemy w projekcie zadania na rzecz przedszkola mojej córeczki. Weronika pomyśli więc jeszcze o tym, bo już mają pomysł kontynuacji wsparcia dla szkoły podstawowej. Niech myśli.
6. Naszą wymianę zdań usłyszał dyrektor Kowalski. Zebrało mu się na wspomnienia. Kilka lat temu szefowa wolontariatu wyciągnęła go na siłę na spotkanie roczne. W wysokim sezonie udział w takiej miłej zabawie był ostatnią rzeczą, na jaką miał czas. Całą drogę na miejsce spotkania narzekał i dogadywał dziewczynom z PR-u, mówiąc: „Liczą się biznes i poważne zadania”. Zrozumiał, jak bardzo się myli, kiedy zobaczył tych wszystkich ludzi, emocje na ich twarzach, powszechny entuzjazm i niesamowite wystąpienia o – jak to później nazwał – „prostych wielkich rzeczach”. Nawet teraz, kiedy o tym opowiada, błyszczą mu oczy. Trochę nie daje mi to spokoju.
7. Miałem zadzwonić do Weroniki, ale mnie ubiegła. Potrzebuje nowych osób w zespole. Nagle firma wprowadziła nowe zasady i w zespole projektowym muszą być co najmniej trzy nowe osoby. Słyszę, że Weronika ma problem. W HR-ach jak zwykle coś kombinują. Niby dają pieniądze na pomaganie, ale utrudniają na każdym kroku, jakby nie chcieli ich jednak dać. No dobra. Zgadzam się. Zobaczymy, co będzie. W co ja się pakuję?!
8. Na pierwszym spotkaniu Weronika przedstawia założenia i cele projektu. Będzie to kontynuacja ubiegłorocznej współpracy ze szkołą. Tym razem będziemy jednak współpracować z nauczycielami przedmiotów humanistycznych i poszerzonym gronem rodziców. Projekt to obszerny zestaw działań mających na celu odbudowanie i wzmocnienie pamięci o ludziach zamieszkujących nasze okolice przed wojną: ścieżki dydaktyczne, rajd rowerowy, miejsca pamięci, wystawy, spotkania i inne. Pytam Weronikę, skąd znajdzie czas na to wszystko. A ona tylko patrzy się na mnie. Aha. No tak. Mamy to zrobić razem…
9. Gdyby rok temu ktoś mi powiedział, że będę pracował niemal na dwa etaty, w dodatku bez wynagrodzenia, to bym go wyśmiał. Planowałem walczyć o podwyżkę, a nie o dodatkowe zadania! Dlatego nie mówcie nikomu, że i tak jestem zadowolony jak diabli. Projekt wymyślony przez Weronikę dał nam wszystkim takiego kopa! Od lat nie czułem podobnej dumy!
10. Tym bardziej „wkurzający” jest dyrektor mojego departamentu. Przez cały rok kręcił nosem. Utrudniał nam wyjazdy na działania wolontariackie. Narzekał, że w pracy nie jesteśmy tak samo zaangażowani. Przypominał, skąd biorą się nasze pieniądze itd. Bez poparcia Kowalskiego, który został naczelnym, nie udałoby się chyba zrobić wszystkiego. Tymczasem, kiedy okazało się, że ścieżka dydaktyczna i stworzone przez nas miejsca są oblegane przez ludzi, a lokalna prasa nazwała nasze pomysły strzałem w dziesiątkę, pan dyrektor poczuł się ojcem sukcesu. Chce z nami jechać na podsumowanie wolontariatu. Mówi, że przecież to jego ludzie tego dokonali. Na firmowym Facebooku wolontariat robi 90 proc. polubień. I to jest konkretny miernik! Teraz nikt nam nie powie, że bawimy się w wolontariat kosztem biznesu.
11. Spotkanie podsumowujące projekty wolontariackie to przede wszystkim kopalnia pomysłów. Niesamowite, że ludzie organizują dzie-ciom zajęcia pozalekcyjne, wyjeżdżają na kolonie, pomagają zwierzętom i starszym ludziom. Jednak widzę też sporo remontów, no-wych placów zabaw, a nawet malowania sal lekcyjnych. Pytam o to wprost regionalnego koordynatora. Mówi, że kilka lat temu mieli tylko takie projekty, jednak z czasem dostrzeżono, że dobre pomaganie to takie, które uruchamia zaangażowanie i odpowiedzialność ludzi, do których pomoc jest skierowana. Zasady i oczekiwania wobec wolontariatu ewoluowały. Dziś lider musi przedstawić analizę problemu oraz wykazać, w jaki sposób jego działania zaangażują szeroką grupę wolontariuszy i beneficjentów. Widzisz – mówi – wasz projekt zbiera oklaski i pochwały, ponieważ ludzie do was przyszli. Gdyby nie to, dokładnie tak samo zrobiona ścieżka edukacyjna nie byłaby strzałem w dziesiątkę, ale powodem do wskazywania nas jako odpowiedzialnych za źle wydane pieniądze i zmarnowany czas. Marka firmy, zamiast zyskać, straciłaby na wizerunku. No tak, a dyrektor miałby na nas używanie.
12. Weronika nie dotrzymała obietnicy. Nie zajmiemy się w tym roku moim przedszkolem. Weronika wycofuje się z działań wolontariackich. Mówi, że jest wykończona. Projekt ją wykończył. Zajmowała się dosłownie wszystkim. Mówi, że tylko na mnie mogła liczyć. Moim zdaniem tak naprawdę nie delegowała zadań. Niby je podzieliła, ale potem i tak wszystko robiła sama.
13. Dzwoniła szefowa wolontariatu. Trzeba przyznać, że ma gadane. W pięć minut podjąłem się (nawet nie wiem, jak ona to zrobiła) prowadzenia projektu wolontariackiego. Dodatkowo mogę zastąpić Weronikę w roli lidera regionu. Będę mógł dysponować znacznie większą kwotą i dostanę możliwość udziału w szkoleniu. Kasa na pewno się przyda.
14. Pierwsze spotkanie w Warszawie i zaczęło się stawianie warunków: muszę mieć w zespole co najmniej 10 wolontariuszy. Skąd ja ich wezmę?! Szkolenia odbywają się w soboty i niedziele, ponieważ wolontariatu nie wolno wykonywać w czasie i w ramach pracy zawodowej. Już jadąc na to spotkanie, słyszałem komentarze: „Znowu gdzieś jedzie; ja od lat nie byłem w delegacji, a on ciągle gdzieś wyjeżdża”, „Tylko pieniądze wydają” itp. Jak odpowiadać na takie zarzuty? Dlaczego ludzie nie zachwycają się dzieleniem dobrem? I skąd wziąć pewność siebie pod ciężarem takich oskarżeń?
15. Udało mi się skrzyknąć do zespołu sześć znajomych osób. Na nich przynajmniej będę mógł liczyć. Razem damy radę zrobić projekt tak samo jak w dziesiątkę. HR-y jednak nie odpuszczają. To co, mam łapankę robić na korytarzach w firmie?! O co tu chodzi? Celem jest robić dobre rzeczy dla potrzebujących czy wpisać 10 osób do tabelki? Żeby HR-y miały swoje statystyki!
16. Weronika zaproponowała, że chętnie wejdzie w skład mojego zespołu. Zaangażuje się w wybrane zadanie, ale na pewno nie w takim zakresie jak przed rokiem. Zresztą została dyrektorem(!) i nie będzie mieć czasu. Mam siedem osób.
17. Koordynator Heniek dzwoni (każdy lider wolontariatu ma swojego koordynatora). Tłumaczy, że liczy się wszystko: dzielenie się do-brem i dobre pomaganie. Uważa, że 10 osób w zespole to jest mądre pomaganie. Heniek pyta mnie, co by było, gdyby Weronika nie zwerbowała mnie rok wcześniej do zespołu. Przypomina metaforę o wędce i cele wolontariatu: uruchamiamy zaangażowanie ludzi w organizacji oraz jej otoczeniu, zwiększamy odpowiedzialność ludzi za siebie i innych. Ja to wszystko rozumiem i się zgadzam. Ale skąd wziąć jeszcze czterech wolontariuszy? Mam przyjść na szkolenie, to się dowiem.
18.  Na szkoleniu jeden z zaproszonych gości opowiedział, jak razem z kolegami z pracy założyli fundację i organizują dla młodzieży z ośrodków wychowawczych rejsy pełnomorskie. Jednak warunkami udziału w rejsie są wykonane zadania rozwojowe pod kontrolą opiekunów oraz całoroczna praca. Wygląda to naprawdę imponująco. Że też im się chce. Wszyscy byliśmy jednak wzruszeni do łez przykładami zmian w postawach młodzieży, która przez kilka dni brała udział w wymarzonym rejsie. Rzeczywiście mądrze pomyślane. Miał rację dyrektor Kowalski – to są proste wielkie rzeczy. Najbardziej zapadło mi w pamięć sformułowanie, które padło przy okazji dyskusji o wolontariacie: „Każdy dobry uczynek zostanie ukarany”. Niestety nie możemy oczekiwać wyłącznie wdzięczności i entuzjazmu. Powinniśmy być przygotowani również na zazdrość, zawiść i krytykę.
19. Grupa skrytykowała moją kartę projektu. Nie mogę napisać, że celem jest malowanie ścian i budowanie placu zabaw. Podobne problemy mieli też inni. Okazuje się, iż większość z nas cały czas myśli o konkretnych zadaniach. Na szczęście wspólnymi siłami wprowadziliśmy poprawki. Będziemy zatem integrować środowisko rodziców przedszkolaków. Oznacza to również znacznie szerszy zakres zadań: zorganizujemy wspólne malowanie i część prac remontowych, pomoc przy zagospodarowaniu placu zabaw, prace ogrodowe, a potem wspólny piknik na otwarcie. Trzeba to wszystko przygotować i skoordynować. Dodatkowo część naszych wolontariuszy zrobi dla przedszkolaków przedstawienia i zajęcia o bezpieczeństwie.
20. Zrobiłem tak, jak kazali na szkoleniu. Poszedłem do kilku wybranych wcześniej osób i wprost zaproponowałem im udział w projekcie wolontariackim. Przedstawiłem plan i okoliczności działania, powiedziałem też, jakiej konkretnie pomocy oczekuję. Rany! Mam już zespół złożony z 15 chętnych wolontariuszy! Od przybytku głowa nie boli. Tylko jak dowodzić taką drużyną?! Nie mogę przebrnąć przez dokumenty. O ile prościej byłoby bez tej papierologii. Czy pomaganie innym musi wymagać aż tylu dokumentów?!
21. Same kłody pod nogi. Już było wszystko dogadane z przedszkolem i naszą firmą. Porozumienie podpisane, kiedy nagle pojawił się lokalny przedsiębiorca, który chce przeznaczyć środki na remont przedszkola. Chce, żebyśmy połączyli siły i zrobili to wspólnie. Wspaniała wiadomość! Razem osiągniemy większy efekt. Ale mój entuzjazm zgasili koordynatorzy wolontariatu. Firma nie chce wchodzić w takie alianse. Próbuję argumentować, pokazując, że razem możemy więcej. Niestety. Nie jest to zgodne z przyjętymi zasadami. Firma obawia się o wizerunek. Gorzkie słowa już mi się wyrwały: „Myślałem, że chodzi o pomaganie, a to był tylko czysty marketing!”. Nie wiem, co zrobić. Muszę pójść i wszystko odwołać? Jak mam to powiedzieć tym ludziom?
22. Pierwsza rozmowa z dyrektorką przedszkola wywołała burzę. Znowu ktoś im coś obiecał, a potem się ze wszystkiego wycofuje. Pani dyrektor nie pierwszy raz jest zawiedziona pomaganiem. W przedszkolu na zapleczu stoi nowiutka, nieużywana tablica interaktywna przekazana przez jakąś fundację w ramach pomocy, ale nikt tak naprawdę nie potrafi jej używać. Słyszałem od naszych HR-ów podobne historie o zmarnowanych środkach, ale nie spodziewałem się, że to dzieje się w naszej miejscowości! Znam pasjonatów, którzy bez problemu mogą pokazać nauczycielom, jak korzystać z tego urządzenia. Dzieci będą zachwycone!
23. Wspólnie z szefową wolontariatu wypracowaliśmy następujące rozwiązanie: modyfikujemy zakres projektu, nie zmieniając jego celów. Przedszkole zajmie się remontem budynku razem z lokalnym przedsiębiorcą, a my zajmiemy się wsparciem rozwoju dzieci. Zabawki na placu będą rozwijały sprawność i wyobraźnię. Przeprowadzimy warsztaty i zajęcia z wykorzystaniem tablicy interaktywnej. Nauczyciele nauczą się pracować z tablicą, dzieci nauczymy bezpiecznego postępowania z urządzeniami elektrycznymi. Przeprowadzimy z nimi fajne zajęcia edukacyjne. Tak będzie bardziej przejrzyście i lepiej dla wszystkich. W mądrym pomaganiu trzeba zadbać o interesy wszystkich stron. Organizacja ma prawo oczekiwać korzyści wizerunkowych, skoro przeznacza środki i zasoby na pomaganie.
24. To był naprawdę trudny czas. Nieraz zastanawiałem się, czy słusznie wziąłem to na siebie. Jednak za każdym razem trzeba szukać rozwiązań. Pomogli właściwie wszyscy. Szefowa wolontariatu – zarażając wszystkich entuzjazmem, koordynatorzy – swoją cierpliwością, a przede wszystkim nowi ludzie w zespole, którzy wymyślili nowe zadania pasujące do celu projektu. Rola lidera to bardziej koordynowanie współpracy, myślenie i rozwiązywanie problemów niż wykonywanie zadań. Ważne, aby szukać rozwiązań i umieć myśleć. Przydały się w końcu również dokumenty. Dzięki nim łatwiej było ogarnąć zmiany, podzielić się pracą i kontrolować dostępność zasobów. Wiwat diagram Gantta!
25. Post scriptum. Każdy dobry uczynek zostanie ukarany? O, tak. Kiedy pracowaliśmy na placu zabaw, przyszła komisja z urzędu gminy, aby sprawdzić, czy prace są wykonywane legalnie i zgodnie z przepisami. Wskazano nam kilka uchybień. Przede wszystkim brak niektórych zabezpieczeń bhp. Nie mogę zrozumieć, dlaczego ja, który w zakładzie pracy zawsze zwracam na to uwagę, tutaj zupełnie zapomniałem o takich oczywistych rzeczach. Niektórzy zaczęli protestować i próbować wykłócać się z inspektorem. Niesłusznie. Czy praca wykonywana społecznie może być traktowana gorzej?

Etapami… do sukcesu

Na zakończenie kilka rad z praktyki. Warto zaplanować sposób rozwijania działań wolontariackich i nie oczekiwać od pierwszej edycji nie wiadomo jakich efektów. Trzeba jednak stopniowo stawiać przed działaniami wolontariackimi konkretne wymagania. Warto angażować ludzi w dyskusje o tym, czym jest dobre pomaganie, oraz określać zasady.

W organizacji ogólnopolskiej sprawdziło się powołanie zespołu regionalnych koordynatorów. Prace zespołu wspierającego wolontariat zajmują dużo czasu i energii, ale nie warto oszczędzać na tych działaniach. Bardzo ważne jest pozyskiwanie poparcia kluczowych dyrektorów. Zrozumienie i wsparcie z ich strony okazuje się niezbędne, żeby odnieść sukces.

Wolontariusze często rekrutują się z grona osób, które mają trochę więcej czasu niż kluczowi menedżerowie i specjaliści. Doświadczenie pokazuje, że to grupa o fantastycznym potencjale, ale wymaga wsparcia i rozwoju. Często ich deficytem są umiejętności komunikacyjne i liderskie, a to one decydują o jakości samodzielnych działań zespołów wolontariackich. Warto więc zapewnić im szkolenie i/lub coaching w tym zakresie.