Raportowanie społeczne organizacji pozarządowych

Pytanie o to, dlaczego warto podjąć trud i wdrożyć procesy związane z raportowaniem kwestii etycznych, ekologicznych i społecznych w organizacji pozarządowej wydaje się być w swej istocie zbliżone do pytania o to, dlaczego warto czynić dobrze. Wzniosłe idee uzasadniające oba rodzaje działania nie zawsze i nie wszystkich mogą przekonywać, rzadko kto jednak oprze się argumentom w postaci potencjalnych, acz konkretnych korzyści wynikających z ich podjęcia. W niniejszym artykule przyjrzymy się im bliżej, odwołując się do jednego z możliwych modeli raportowania społecznego w organizacji pozarządowej, opartego o wytyczne GRI (Global Reporting Initiative). Informacje zawarte w artykule poparte są doświadczeniami autorki nabytymi w trakcie pierwszego procesu raportowania społecznego w Forum Odpowiedzialnego Biznesu (FOB), który koordynowała.

Co raportują organizacje pozarządowe w Polsce?

Raportowanie nie jest terminem obcym organizacjom pozarządowym w Polsce. Wszystkie zobowiązane są do raportowania wyników działalności finansowej, a te, które posiadają status organizacji pożytku publicznego, dodatkowo muszą przedkładać sprawozdanie z efektów działań merytorycznych. Do tego, organizacje realizujące projekty finansowane bądź dofinansowane z grantów rządowych, samorządowych, funduszy unijnych czy innych, również zobowiązane są do złożenia szczegółowych raportów i sprawozdań ze spożytkowania pozyskanych środków. Przy takiej liczbie obowiązków sprawozdawczo-raportowych, ściśle i bezpośrednio związanych z prowadzonymi działaniami, dla większości organizacji pozarządowych raportowanie społeczne (czyli raportowanie na temat wpływu organizacji na otoczenie społeczne, gospodarcze i na środowisko) pozostaje całkowicie poza obszarem ich aktywności.  Opublikowany we wrześniu 2013 roku raport społeczny Forum Odpowiedzialnego Biznesu  jest pierwszym wśród polskich NGOsów (od ang. NGO – non govermental organizations – organizacje pozarządowe).  Niewiele lepiej sytuacja wygląda globalnie – w roku 2012 65 NGO zgłosiło informację o swoim raporcie do bazy danych Global Reporting Initative, i liczba ta nie zmieniła się od roku 2011[1]. Mała to pociecha, że i wśród firm, mimo znacznie lepszych statystyk,  daleko jeszcze do powszechności w tym zakresie. Przyjrzyjmy się powodom, dla których niektórzy podejmują jednak to wyzwanie.

Dlaczego warto raportować o wpływie na społeczeństwo i środowisko?

Na początek warto zwrócić uwagę na olbrzymią wartość, jaką przynosi proces raportowania społecznego dla wewnętrznego funkcjonowania organizacji. Wiąże się on bowiem z koniecznością uporządkowania formalnych bądź nieformalnych procedur, sprzyja odkryciu luk w dotychczasowych systemach, staje się okazją do pogłębionego wglądu w schematy funkcjonowania organizacji i do eliminacji nieefektywnych sposobów działania, co zaowocować może konkretnymi oszczędnościami (ilość zużywanej wody, energii, papieru, recykling odpadów i inne). Przede wszystkim jednak daje całościowy ogląd organizacji z perspektywy, z której dotychczas najprawdopodobniej rzadko, jeśli w ogóle się na nią patrzyło.

Kolejną kwestią jest szansa na wzrost konkurencyjności w fundraisingowym wyścigu o (ograniczone) środki prywatne. Generalnie czynnikiem niezwykle silnie wpływającym na działania zarówno indywidualnych jednostek,  jak i  organizacji (różnego typu), jest aspekt tzw. „peer pressure”, czyli nacisk danej grupy odniesienia na dostosowywanie się do obowiązujących norm czy zwyczajów. W przypadku raportowania społecznego w Polsce nie mamy z tym jeszcze do czynienia. Moglibyśmy zachęcać jednak do samoregulacji, stosowaniu się do nieobowiązkowych standardów, odnoszących się do cenionych i popieranych przez organizację wartości i idei zrównoważonego rozwoju oraz społecznej odpowiedzialności organizacji.  Raportowanie społeczne takiej organizacji pozarządowej staje się wówczas jej „wyróżnikiem konkurencyjnym”. Mogą na niego zwrócić uwagę firmy, które same podejmują wysiłek raportowania kwestii zrównoważonego rozwoju. Z jednej z strony organizacja czyniąca podobnie jest im niejako bliższa z uwagi na zbliżone podejście do zarządzania, z drugiej zaś informacje ujawniane w procesie raportowania społecznego stanowić mogą cenną wskazówkę co do wiarygodności danej organizacji czy oceny ryzyka związanego ze współpracą z nią. Tym samym zaś raportowanie społeczne przyczynić się może do wzmocnienia pozycji organizacji w oczach potencjalnych partnerów czy dobroczyńców biznesowych.

Raportowanie społeczne może również wesprzeć procesy rekrutacyjne i wewnętrzne działania związane z zarządzaniem zespołem/ludźmi. Na wybrane kwestie związane z raportowaniem społecznym, dotyczące aspektami kreowania dobrego, godnego miejsca pracy, będą z pewnością zwracać uwagę obecni i potencjalni pracownicy i pracowniczki oraz wolontariusze i wolontariuszki. Z kolei to, jak organizacje wypełniając swoją misję traktują nie tylko swoich pracowników i swoje pracowniczki, ale też współpracowników, dostawców, odbiorców działań, czy dbają, by jak najmniej oddziaływać na środowisko naturalne, może być interesujące także dla darczyńców indywidualnych oraz dla tzw. opinii publicznej. Przejrzystość w odniesieniu do relacji z interesariuszami będzie zatem wspierać pożądany wizerunek organizacji w ich oczach i budować zaufanie do niej.

Wśród argumentów na rzecz raportowania społecznego często pojawia się również ten, który mówi, że NGOs nie mogą żądać od korporacji czegoś, czego same nie robią i nie mają woli robić[2]. Krytykując biznes w kwestiach dotyczących zrównoważonego rozwoju zachowują się one wówczas jak biblijny faryzeusz, który dostrzega drzazgę w oku sąsiada, a belki w swym oku nie widzi.  Crespy i Mille posuwają się wręcz do stwierdzenia, że zasadne jest w tym przypadku pytanie o legitymizację organizacji pozarządowych do wysuwania względem firm dążeń dotyczących zrównoważonego rozwoju.[3]

Wreszcie niektórzy autorzy o konieczności raportowania zrównoważonego rozwoju postulują odwołując się do etycznego obowiązku redukcji pozostawianego przez organizacje śladu w ich otoczeniu, przyrodzie, gospodarce(ang. footprint; przykładowo: ślad węglowy- ang. carbon footprint,  ślad wodny – ang. water footprint).[4]

Jak raportować kwestie związane ze społeczną i środowiskową odpowiedzialnością organizacji?

Jednym z najpopularniejszych na świecie narzędzi pomocnych w raportowaniu kwestii zrównoważonego rozwoju są wytyczne Global Reporting Initative (GRI), których najnowszą wersję (G4) ogłoszono w maju 2013r. Raportowanie społeczne można oprzeć o wybrane standardy, normy, wytyczne związane z zagadnieniami zrównoważonego rozwoju i społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. CSR),takie jak na przykład Global Compact czy ISO 26 000. Jest ono jednak wówczas trudniejsze, bo brak w nich dokładnych instrukcji, jakie konkretnie dane pokazywać i jak je wyliczać. Z uwagi na dużą szczegółowość wskazówek, porównywalność wskaźników i globalną rozpoznawalność GRI, FOB zdecydował się na wykorzystanie Wytycznych do raportowania kwestii zrównoważonego rozwoju. Suplement dla sektora organizacji pozarządowych, którego tłumaczenie na język polski organizacja opracowała w 2012r. Suplement ten stanowi rozszerzenie treści ogólnych wytycznych raportowania G3 i G3.1, które kierowane są do wszelkich firm i organizacji raportujących, nie uwzględniając ich specyfiki sektorowej. Celem suplementu jest lepsze odzwierciedlenie działalności NGO w oparciu o wartości. W porównaniu z ogólnymi Wytycznymi… wprowadzono dodatkowy zestaw wskaźników wyników, dotyczący skuteczności programów (NGO1 do NGO6) oraz rozszerzono wskaźniki ekonomiczne o alokację zasobów (NGO7) i źródła finansowania (NGO8), zaś wskaźniki dotyczące zatrudnienia i godnej pracy – o mechanizm zgłaszania przez pracowników uwag i skarg oraz ich rozpatrywania (NGO9).  Ponadto do wybranych pozostałych wskaźników dodano komentarze dotyczące sektora (np. EC1, LA10 czy SO4) , w szczególności dotyczące uwzględniania wolontariuszy.[5]

W poradniku GRI proponowane jest następujące 5 etapów procesu raportowania[6]:

Raportowanie GRI dla NGO

GRI podkreśla przy tym, że raportowanie to proces ciągły, i nie powinien ograniczać się do gromadzenia danych pod koniec okresu raportowego, a służyć i prowokować do działań na rzecz poprawy zarządzania we wszystkich aspektach działalności.  Przyjrzyjmy się, jak wyglądało rozpoczęcie raportowania społecznego w FOB.

Studium przypadku – przygotowanie raportu społecznego w FOB-ie

Pierwszy etap (przygotowanie) przebiegał relatywnie łatwo i towarzyszył mu duży entuzjazm zespołu. Po podjęciu decyzji o przygotowaniu raportu społecznego, odbyło się spotkanie konsultacyjne z przedstawicielką jednej z firm współpracujących z FOBem w ramach Programu Partnerstwa, doświadczonej w praktycznym aspektach raportowania społecznego, która pomogła we wstępnym nakreśleniu koncepcji.  Udało się ustalić wizję i formułę raportu oraz kluczowe punkty, które miały stać się jego składową. Ponieważ miał to być pierwszy raport społeczny organizacji, zdecydowano się na stworzenie go w postaci drukowanej oraz przygotowanie nie tylko polskiej, ale i angielskiej wersji.  Jednocześnie założono, że przy kolejnych raportach następować będzie odchodzenie od tradycyjnych form w stronę interaktywnego raportu dostępnego w sieci.

Po ustaleniu wizji raportu, powstał harmonogram pracy nad nim i zebrano zespół, który miał być bezpośrednio zaangażowany w proces raportowania. Prócz osoby koordynującej, znaleźli się w nim pracownicy, którzy z racji pełnionych funkcji bądź zainteresowań, chcieli i mogli włączyć się w ocenę poszczególnych obszarów tematycznych, wybór wskaźników pod kątem adekwatności dla organizacji oraz docelowo zbieranie danych.

W trakcie spotkania inicjującego przeanalizowano, jakie działania związane ze zrównoważonym rozwojem FOB podejmował dotychczas, jakie wywiera wpływy, które obszary uważa za szczególnie istotne dla swojej społecznej odpowiedzialności. Ustalono również wstępne cele związane z każdym z obszarów.  W proces cały czas aktywnie zaangażowana była prezeska (będąca równocześnie dyrektorką generalną), co zapewniło szybką decyzyjność.

Pierwsze trudności pojawiły się przy etapie 2 (zaangażowanie). O ile identyfikacja i stworzenie mapy interesariuszy było względnie łatwe, wyzwaniem okazało się uzyskanie informacji zwrotnej od nich. Z uwagi na ograniczenia budżetowe, czasowe i osobowe, nie zdecydowano się na dialog z interesariuszami w postaci organizowania osobnych spotkań. Po części również dlatego, że w przypadku kluczowych interesariuszy organizacja w miarę na bieżąco uzyskuje informacje zwrotne odnośnie sposobu prowadzenia działań oraz ich jakości.  Przygotowano anonimową ankietę internetową, prosząc o ustosunkowanie się do wybranych zagadnień i dając możliwość pozostawienia swoich uwag i komentarzy. Pomimo profilowanej wysyłki, odzew był mniejszy od oczekiwanego – poszukiwanie sposobów na zwiększanie angażowania interesariuszy w dialog z FOB-em stanie się ważnym celem na kolejny okres raportowania. Uzyskane dane potwierdziły w zasadzie słuszność wstępnie zdefiniowanych obszarów odpowiedzialności FOB-u, a dodatkowo pojawiło się kilka szczegółowych pytań, do których staraliśmy się odnieść w treści raportu.

Gdy zebrano informacje dotyczące aspektów uznanych za ważne podczas spotkania zespołu, jak również wskazania interesariuszy, rozpoczął się etap definiowania (etap 3), a raczej należałoby powiedzieć: dodefiniowania zawartości raportu. Po poddaniu wskazanych aspektów testowi istotności okazało się, że niemal wszystkie pierwotnie wybrane okazały się ważne, dlatego też zdecydowaliśmy się, by w pierwszym raporcie odnieść się, w różnym stopniu, do większości z nich. Rozłożenie akcentów na poszczególne treści miało pomóc w utrzymaniu istotności, a jednocześnie zapewnieniu zasady kompletności. Kolejnym krokiem na tym etapie było ostateczne dobranie wskaźników wyników GRI NGOSS.  Powstała  wyjściowa lista wskaźników, która w dalszych etapach ulegała pewnym modyfikacjom, oraz ustalono cele z nimi związane. Ich doprecyzowanie pozostawiono do momentu zgromadzenia wszystkich danych.

Najbardziej żmudnym etapem okazało się monitorowanie (etap 4). Mając ustalone ogólne cele i wybrane wskaźniki, dokonano przeglądu istniejących w organizacji procedur i sposobów działania. Okazało się przy tym, że dużo rzeczy, związanych na przykład z przyjaznym środowisku funkcjonowaniem biura, dzieje się niejako automatycznie, wynikając z osobistych pobudek pracowników i współtworzonej przez nich kultury organizacyjnej (segregacja śmieci, wyłączanie świateł w momencie nieużywania, dwustronne drukowanie). Dzięki spotkaniu z Fundacją Partnerstwo dla Środowiska łatwiejsze była weryfikacja dotychczasowych działań w obszarze ekobiura oraz identyfikacja związanych z tym wyzwań i pól do rozwoju.

Niestety, przygotowywanie raportu zbiegło się w czasie ze zmianami personalnymi w organizacji, które spowodowały pewne utrudnienia w procesie poprzez konieczność zajęcia się wybranymi obszarami przez inne osoby niż pierwotnie ustalone (np. kwestie środowiskowe). Dodatkowo okazało się, że wiele danych potrzebnych do wyliczenia poszczególnych wskaźników, najłatwiej dostępnych jest osobom zajmującym się kwestiami administracyjno-finansowo-kadrowymi. Zaowocowało to skurczeniem zespołu raportującego na tym etapie do dwuosobowego teamu. Przygotowywał on większość  wyliczeń, angażując w razie potrzeby pozostałe osoby z zespołu do dostarczania potrzebnych informacji. Nasilenie pracy spowodowało, że do weryfikacji celów można było powrócić dopiero pod koniec procesu.

Niemałym wyzwaniem okazało się także napisanie raportu, czyli etap 5. Jak uwzględnić wszystkie istotne kwestie, a jednocześnie nie stworzyć zbyt długiej publikacji, pisać rzetelnie i podawać dane, unikając nudnej formuły raportowej, a przy tym uczynić publikację maksymalnie przyjazną dla czytelników zainteresowanych wynikami FOB-u w zakresie jego własnej odpowiedzialności społecznej i możliwie użyteczną dla innych organizacji pozarządowych, które chciałyby podjąć się raportowania społecznego? W jakim stopniu przygotowanie rzetelnego, ciekawego i inspirującego raportu społecznego się powiodło można się przekonać pobierając go ze strony www.odpowiedzialnybiznes.pl.

Raport pisany był wewnętrznie, przy czym nieoceniona okazała się pomoc zespołu przy sczytywaniu publikacji,  wyłapywaniu nieścisłości, uzupełnianiu informacji itp.  Do współpracy zaproszono jednak także redaktorkę spoza organizacji, by zyskać świeże spojrzenie na tekst, jego czytelność i zrozumiałość dla laików w tematyce CSR-u  czy zrównoważonego rozwoju. Wdrożone w międzyczasie procesy, systemy zbierania danych, dalej funkcjonują. Bieżący monitoring uwidacznia czynione postępy, ale wskazuje także obszary do doskonalenia i umożliwia weryfikowanie poziomu wypełnienia celów, które postawiła przed sobą organizacja.

Co zyskał FOB dzięki podjęciu raportowania społecznego?

  • całościowy ogląd działań organizacji w odniesieniu do idei społecznej odpowiedzialności i zasad zrównoważonego rozwoju
  • uporządkowanie procesów wewnętrznych, w tym zwłaszcza odnoszących się do kwestii środowiskowych (dwustronne drukowanie, zbiórka makulatury itp.)
  • szereg danych dotyczących pracowników i pracowniczek (liczba godzin szkoleniowych, w których uczestniczą, wskaźniki absencji, i inne), które mogą pomóc lepiej odpowiadać na wyzwania związane tworzeniem zrównoważonego miejsca pracy
  • informacje od naszych interesariuszy, w tym od pracowników, na temat ich postrzegania odpowiedzialności FOB-u
  • potwierdzenie, że stara się działać w zgodzie z ideą, którą upowszechnia i do której stosowania zachęca innych, w tym przede wszystkim biznes

Czego warto być szczególnie świadomym podejmując się raportowania społecznego?

  • raportowanie jest procesem bardzo angażującym, wymaga zwiększonego nakładu pracy, oddelegowania pracowników
  • z uwagi na relatywnie niewielką liczbę pracowników, każda zmiana w systemie pracowniczym może odbić się na przebiegu procesu raportowania
  • raportowanie, jeżeli jego końcowym efektem jest raport za konkretny okres, będzie także wymagało dodatkowych nakładów finansowych (czy to na tradycyjną czy też elektroniczną formę publikacji)

Zachęcanie poprzez pokazywanie korzyści płynących z raportowania kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem i odpowiedzialnością społeczną wydaje się być najbardziej wyważoną drogą promowania idei raportowania społecznego wśród organizacji pozarządowych. Pamiętać przy tym należy, że podobnie jak w biznesie panuje rozróżnienie na korporacje i MŚP, tak i w sektorze organizacji pozarządowych mamy do czynienia z olbrzymim zróżnicowaniem odnośnie wielkości, dochodu, liczby pracowników, a czasem wyłącznie z działaniami opartymi o zaangażowanie wolontariuszy. Więc choć duże, międzynarodowe NGOsy, jak np. Amnesty International, Ceres, czy Oxfam International raportują wg wytycznych GRI, nie wszyscy mogą i muszą opierać się na tym standardzie. Warto jednak, by wszystkie organizacje pozarządowe zaczęły przynajmniej przyglądać się swoim obszarom odpowiedzialności i wpływu na społeczeństwo czy środowisko i w jakikolwiek sposób informować o swoich działaniach w tych obszarach, a docelowo być może również o wynikach w tym kontekście.

Przypisy

[1] www.gridatabase.org; dane pochodzą z materiałów udostępnionych uczestnikom podczas organizowanej przez Global Reporting Initiative konferencji Global Conference on Sustainability and Reporting, która odbyła się w dniach 21-13 maja 2013 w Amsterdamie.

[2] Cohen, E. 8 reasons non-profits should write sustainability reports, 2009, http://csr-reporting.blogspot.com/2009/07/8-reasons-non-profits-should-write.html

[3] Charles T. Crespy, Van V. Mille. Sustainability reporting: A comparative study of NGOs and MNCs w: Corporate Social Responsibility and Environmental Management, Volume 18, Issue 5, pages 275–284, September/October 2011

[4] Back, L., Four reasons why NGOs and non profits should publish sustainability reports, 2010, http://www.triplepundit.com/2010/08/four-reasons-why-ngos-and-non-profits-should-publish-sustainability-reports/

[5] Wytyczne do raportowania kwestii zrównoważonego rozwoju. Suplement dla organizacji pozarządowych. Wersja polska: 2012

[6] Cykl raportowania kwestii zrównoważonego rozwoju GRI. Poradnik dla małych i średnich organizacji. GRI 2011.

Justyna Kozera

Justyna Kozera