Raport to narzędzie zarządzania i komunikacji – Rozmowa z Aleksandrą Stanek-Kowalczyk, Deloitte

Dotyczy firmy: Deloitte,

Do 31 lipca trwa nabór raportów niefinansowych do 11. edycji konkursu Raporty Społeczne, organizowanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu we współpracy z firmą Deloitte.  Zapraszamy do zapoznania się z rozmową z Aleksandrą Stanek-Kowalczyk, Senior Managerem w Zespole Deloitte ds. zrównoważonego rozwoju w Polsce i Europie Środkowej na temat zarządczej i komunikacyjnej roli raportów.

Zgłoś raport do konkursu Forum Odpowiedzialnego Biznesu

Raport społeczny pełni ważną rolę w komunikowaniu z otoczeniem firmy. Co zrobić aby jak najlepiej zrealizował swoje zadanie i był dopasowany do potrzeb firmy?

Aleksandra Stanek-Kowalczyk: Ważna jest nie tylko treść raportu, ale też  jego forma. Bardzo często z klientami dyskutujemy o tym czy drukować, czy publikować on-line i jak interesariusze będą z niego korzystać. Myślenie o raporcie w kategorii jednego produktu np. wydrukowanego egzemplarza, nie pozwala wykorzystać w pełni jego potencjału komunikacyjnego. Raport to pewna historia przedsiębiorstwa, oparta o konkretne dane i fakty. Dla różnych grup interesariuszy inne elementy tej historii będą interesujące: inwestorzy będą zainteresowani wynikami finansowymi, pracownicy tematami związanymi z benefitami jakie firma im oferuje, organizacje społeczne działaniami realizowanymi na rzecz społeczności lokalnej. Pamiętając o tym, warto wykorzystywać nie tylko raport jako całość, ale też poszczególne jego elementy, w relacjach z różnymi grupami interesariuszy np.: prezentację dotyczącą relacji z dostawcami pokazać na spotkaniach z nimi, dane dotyczące klientów włączyć w komunikację do klientów, kluczowe liczby dotyczące pracowników zamieścić na wygaszaczach ekranów komputerów. Pomysłów i możliwości jest bardzo dużo. Dopiero gdy organizacja, ale też poszczególni managerowie zobaczą raport nie jako gruby dokument „którego i tak nikt nie przeczyta”, ale jako zestaw zebranych i zweryfikowanych danych i informacji, które mogą wykorzystywać w relacjach ze swoimi interesariuszami, docenią jego rolę.

Czyli praca nie kończy się po opublikowaniu raportu?

ASK: Nie, trzeba przekazać go odbiorcom. Już w trakcie pisania raportu warto zadbać o odpowiednią komunikację i zaplanować działania w tym zakresie. Przygotowanie dobrego raportu to kilkumiesięczny wysiłek wielu osób w organizacji. Niestety często nie jest wykorzystywany, dlatego, że raport powstaje i nie ma już dalej planu co z nim zrobić i w jaki sposób zapewnić, że interesariusze go przeczytają. A przecież po to raport powstaje – aby nasi kluczowi interesariusze mogli się o nas więcej dowiedzieć.

A co z zarządzaniem organizacją, w jaki sposób tutaj można wykorzystać raport?

ASK: Bardzo niewiele organizacji wykorzystuję rolę zarządczą jaką spełnia raport. A przecież to jest dokument, w którym mamy zebrane w jednym miejscu wszystkie dane dotyczące działalności organizacji, które w procesie definiowania istotności treści uznaliśmy za kluczowe dla naszej organizacji i interesariuszy. Rzadko jednak kadra zarządzająca sięga do tych danych i je analizuje.

Dlaczego tak się dzieje?

ASK: Jednym z powodów jest fakt, że część z tych danych jest w innych systemach, które są uznawane za „zarządcze”. Innym jest fakt, że często organizacje nie myślą jeszcze o kwestiach niefinansowych jako o kwestiach mierzalnych, którymi można zarządzać. Niesłusznie. Wykorzystanie w raporcie międzynarodowych Wytycznych GRI i zawartych w nich wskaźników, nie tylko pozwala organizacji porównać własne wyniki rok do roku i przeanalizować z czego wynikają zmiany, ale tez porównać swoje wyniki do innych organizacji zarówno w kraju jak i na całym świecie. W bazie GRI jest ponad 30 000 raportów i bardzo dobrze skonfigurowane opcje umożliwiające sortowanie wyników: po regionach, branżach, wskaźnikach – warto z nich skorzystać.

źródło: informacja własna